Si ya usas Notion para organizar otras cosas, montar ahí tus finanzas personales tiene sentido: no necesitas otra app ni una plantilla de pago, y tienes presupuesto, gastos y objetivos de ahorro en el mismo sitio.
Aquí tienes cómo montar el sistema paso a paso con las funciones nativas de Notion (relaciones, rollups, fórmulas y vistas), con las fórmulas listas para copiar, y sus límites para que decidas si es tu herramienta.
En esta guía
- La estructura: dos bases de datos conectadas
- Paso a paso
- Fórmulas listas para copiar
- El límite que hay que conocer: el rollup suma todo
- Plantillas ya hechas
- Notion o una hoja de cálculo: cuándo elegir cada uno
La estructura: dos bases de datos conectadas
| Base de datos | Propiedades | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Movimientos | Concepto (título), Fecha, Importe (número), Tipo (select: Ingreso / Gasto), Categoría (relación) | Registrar cada ingreso y gasto |
| Categorías | Nombre (título), Presupuesto (número), Movimientos (relación), Gastado (rollup), Restante y % usado (fórmulas) | Ver cuánto llevas en cada partida frente a lo previsto |
Opcionalmente, una tercera base de Objetivos de ahorro con el importe meta, lo ahorrado y una fórmula de progreso.
Paso a paso
- Crea la base Movimientos con las propiedades de la tabla. Usa el tipo número con formato euro para Importe.
- Crea la base Categorías (vivienda, comida, transporte, ocio…) con su presupuesto mensual.
- Relaciona las dos bases. En Movimientos, añade una propiedad de tipo Relación que apunte a Categorías y actívala en ambos sentidos (ayuda de Notion: relaciones y rollups).
- Añade un rollup en Categorías llamado “Gastado”: elige la relación Movimientos, la propiedad Importe y el cálculo Sum (suma).
- Añade las fórmulas de la sección siguiente para ver lo que te queda.
- Crea vistas filtradas por mes y una vista de tablero agrupada por categoría.
Fórmulas listas para copiar
Las fórmulas de Notion usan prop("Nombre") para referirse a otra propiedad (ayuda de Notion: fórmulas). Ajusta los nombres si has llamado distinto a tus propiedades:
| Propiedad | Dónde | Fórmula |
|---|---|---|
| Restante | Categorías | prop("Presupuesto") - prop("Gastado") |
| % usado | Categorías | prop("Gastado") / prop("Presupuesto") (con formato de porcentaje) |
| Importe con signo | Movimientos | if(prop("Tipo") == "Gasto", -prop("Importe"), prop("Importe")) |
| Mes | Movimientos | formatDate(prop("Fecha"), "YYYY-MM") |
El “Importe con signo” te permite sumar ingresos y gastos en una vista y ver el saldo del mes. El “Mes” sirve para agrupar y filtrar sin tocar las fechas a mano.
El límite que hay que conocer: el rollup suma todo
Un rollup suma todos los movimientos relacionados con una categoría, no solo los del mes. Si usas el sistema varios meses, el “Gastado” no dejará de crecer. Hay tres formas de resolverlo:
- Una categoría por mes (por ejemplo, “Comida 2026-10”). Es lo más preciso, pero tendrás que duplicar las categorías cada mes.
- Archivar los movimientos de meses pasados en otra base al cerrar el mes.
- Usar las vistas en lugar del rollup: una vista de Movimientos filtrada por el mes actual y agrupada por categoría muestra la suma de cada grupo.
Para ver la evolución, Notion tiene vistas de gráfico sobre las bases de datos (ayuda de Notion: gráficos).
Plantillas ya hechas
Si prefieres no empezar de cero, la galería de plantillas de Notion tiene una categoría de finanzas personales con plantillas que puedes duplicar. Casi todas necesitan ajustes para encajar con tus categorías reales, y conviene revisar cómo resuelven el problema de los meses antes de quedarte con una.
Notion o una hoja de cálculo: cuándo elegir cada uno
| Notion | Hoja de cálculo | |
|---|---|---|
| Ventaja principal | Todo junto con tus notas, objetivos y tareas | Cálculos y gráficos más potentes y flexibles |
| Registro desde el móvil | Cómodo con su app | Posible, pero más incómodo |
| Informes por mes o año | Requiere vistas o trucos | Sencillo con tablas dinámicas o fórmulas |
| Importar movimientos del banco | Limitado | Más fácil (CSV) |
Si lo que quieres son números y gráficos potentes, mira nuestras hojas de cálculo gratis para finanzas personales o la comparación de Excel o apps.
Preguntas frecuentes
¿Notion es gratis para esto? Para un uso personal como este, el plan gratuito suele bastar. Revisa los límites de tu plan en la web de Notion, porque cambian con el tiempo.
¿Puedo conectar Notion con mi banco? No de forma nativa. Lo habitual es apuntar los movimientos a mano o importar un CSV exportado del banco.
¿Por qué mi rollup no se reinicia cada mes? Porque suma todos los movimientos relacionados. Usa categorías por mes, archiva los meses cerrados o trabaja con vistas filtradas por mes.
¿Es mejor que una app de gastos? Es más flexible, pero exige más configuración. Si quieres algo que funcione sin montar nada, una app puede ser mejor opción.
¿Notion o una hoja de cálculo?
Notion funciona bien para finanzas personales si ya lo usas y te gusta tenerlo todo en un sitio. Monta dos bases relacionadas, añade el rollup y las fórmulas, y decide desde el principio cómo vas a separar los meses. Si lo que necesitas son informes potentes, una hoja de cálculo te dará menos trabajo.
Fuentes
- Notion Help — Relations & rollups
- Notion Help — Formulas
- Notion Help — Views, filters & sorts
- Notion Help — Chart view
- Notion — Galería de plantillas de finanzas personales
Cómo hemos preparado esta guía: a partir de la documentación oficial de ayuda de Notion, enlazadas arriba. Fuentes comprobadas el 22 de octubre de 2026. Es información general, no asesoramiento financiero, legal ni fiscal.
En casa llevamos las cuentas entre dos, y durante un tiempo lo hicimos en una hoja de Excel que fui mejorando poco a poco. Al final di un paso más y construí una pequeña aplicación propia para los dos. Cada uno apunta lo que paga, vemos el presupuesto por categorías con avisos cuando una partida se acerca al límite, seguimos nuestras metas de ahorro y sabemos en todo momento quién ha puesto qué en los gastos comunes. Muchos de los artículos de este blog salen de lo que he aprendido usándola cada mes. No soy asesor financiero: los datos de cada guía están comprobados en su fuente oficial, enlazada al final del artículo. Más sobre cómo trabajo en Sobre mí.